Když ušetříte každý den jednu hodinu, za celý rok získáte 240 hodin navíc. Naučte se pracovat s časem. Zvyšte svou produktivitu, abyste stihli více práce za kratší dobu a získali tak volný čas třeba na odpočinek. V tomto článku se dozvíte 6 tipů, jak ušetřit čas v práci.
1. Plánujte a prioritizujte úkoly
Vytvořte si na začátku každého dne seznam úkolů, které potřebujete za ten den stihnout. Úkoly si seřaďte od nejdůležitějších po ty méně důležité, abyste věděli, čím začít. Pokud se na vás v průběhu dne navalí další úkoly, vždy si je zapište, v hlavě vám totiž moc dlouho nevydrží. Nesoustřeďte se na to, abyste na nic nezapomněli, ale na danou činnost, které se věnujete.
Bez time-managementu to nepůjde, zasaďte všechny úkoly do časového plánu. Třeba zjistíte, že není možné je všechny za jeden den stihnout, nebo jich naopak zvládnete víc, než byste řekli.
2. Co můžete udělat dnes, neodkládejte na zítra
Máte pocit, že odkládáním si ušetříte nějaký čas? Ani omylem. Když nějaký úkol odložíte, sice vám zbyde čas navíc, většinou ho ale promarníte prokrastinací. Pokud máte něco rozdělaného, snažte se to dokončit hned. Pokud před vámi stojí těžký úkol, do kterého se vám nechce, rozdělte si ho na menší úkoly, abyste našli cestu, kde začít.
Tip: Možná by vás mohlo zajímat, jak se zbavit prokrastinace.
3. Odpočívejte
Možná se budete divit, ale pravidelný odpočinek je pro vaši produktivitu zásadní. Pokud pracujete několik hodin v kuse bez přestání, vaše práce efektivní rozhodně nebude. Po pár hodinách bude váš mozek unavený, uděláte mnoho chyb, kterých si ani nevšimnete, a úkoly vám budou trvat déle, než kdybyste si dávali pravidelné pauzy.
Vyzkoušejte různé techniky, které zvýší efektivitu vaší práce. Jedna z nich se nazývá Pomodoro. Spočívá v tom, že pracujete ve 25minutových intervalech, po kterých následuje 5minutová pauza. Asi po dvou hodinách práce si dáte 15 minut pauzu.
Existuje ale více způsobů, například 90–120 minut práce a následně 20 minut odpočinek. Díky delšímu pracovnímu bloku se dokážete dostat do flow a práce vám půjde rychle od ruky. Po dvou hodinách si dejte pauzu, abyste načerpali energii a lépe se soustředili. Zkuste toho víc a najděte si způsob, který vám bude vyhovovat.
4. Multitasking je zabiják produktivity
Ženy zvládnou dělat více věcí najednou a muži tuhle super schopnost nemají – to je mýtus. Nikdo se nedokáže soustředit na více věcí najednou. Mozek se v jednu chvíli zvládne naplno věnovat jen jedné věci. Multitaskingem tedy svou efektivitu práce naprosto zabíjíte. Soustřeďte se vždy jen na jeden úkol a až ho dokončíte, jděte na další. Jenom tak toho zvládnete udělat víc, v opačném případě děláte všechno, ale nic pořádně, a ještě vám to ve výsledku trvá více času.
5. E-maily vám neutečou
Jak ušetřit několik minut během dne? Odpovědí je time-management. Vyhraďte si čas na jednotlivé činnosti, které děláte každý den. Když vám cinkne e-mail a vy všeho necháte, jdete si ho ihned přečíst a odpovědět, sebere vám to několik minut, během kterých byste mohli danou činnost rovnou dokončit. Určete si, že budete na e-maily odpovídat například každé ráno a večer. Díky tomu nebudete odbíhat od dalších úkolů.
6. Využijte technologií, které doba nabízí
Dnešní doba nabízí tolik možností, jak si svou práci usnadnit a urychlit. Pokud pracujete celý den na počítači, pořiďte si dva monitory. Na každém můžete mít otevřené jiné okno a nemusíte ztrácet čas překlikáváním. Tím totiž v ten moment přerušujete svou práci a pak vám trvá, než se zase vrátíte do svého tempa. Musíte se znovu zorientovat a přemýšlet, co jste to vlastně chtěli. Dalším skvělým způsobem, jak si usnadnit práci je pracovní nástroj. Díky němu můžete mít veškeré úkoly a dokumenty na jednom místě a nemusíte ztrácet čas jejich hledáním. Vyzkoušejte například Lamael, ten nabízí i mobilní aplikaci.
Co dál? Podívejte se na 5 nástrojů, které vám usnadní online komunikaci.
